信書とは何?定義やルール、送り方から料金までわかりやすく簡単解説!!

更新日:5月11日



業務で通知物や書類・荷物を送る、またはお客様にDM(ダイレクトメール)を

送る際に思うことは何ですか?


「できるだけ送料が安くならないかな」


「確実に相手先に届けられるよう追跡サービスがほしい」


「最速で相手先に届けたい」


など様々な要望があるかと思います。




現在、日本郵便、ヤマト運輸、佐川急便などの配送会社には様々なプランがあり、

自分の要望に合う発送方法を探す必要があります。


ですが・・・

送りたいものが「信書」に該当する場合、決められた方法でないと送ってはいけない

規定があります。

もし「信書」を規定以外の方法で送ってしまった場合、1回ぐらいでは指導で済みますが

何回も間違える、または送料を安くするためにわざと「信書」を規定以外の方法で送った

などがわかると罰せられますので注意が必要です!


この認識は知らない方も多く、

「待って、そもそも信書って何?」という人も大勢いらっしゃいます。

かく言う私も弊社に入社しDM(ダイレクトメール)について学ぶまではそうでした(笑)


そこで今回は、「信書とは何か?」「どんなモノが信書に該当するの?」「送り方は?」の疑問にDM(ダイレクトメール)の発送代行などを行う

メールソリューション・ジャパン株式会社 谷口社長にお伺い致しました。

 
メールソリューション・ジャパン株式会社

東京都と福岡県にオフィスを構えるDM発送代行会社。

DM発送代行の他には、郵便決済代行、郵便費最適化コンサルティング事業を

展開しています。

プライバシーマークを取得しており、個人情報流出を防ぐためのセキュリティ対策に

定評があり、送り先データを保管しているデータ処理室には、監視カメラと

指紋認証システムを導入しています。

 

「信書」とは                     


総務省のガイドラインには、

郵便法と信書便法により「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、また事実を

通知する文書」と規定されています。

 

「特定の受取人」とは?


差出人がその意志の表示または事実の通知を受ける者として特に定めた者のこと。

受取人は個人・法人(会社など)に限らず法人格でない団体や組合なども含まれます。

宛先に「〇〇会社 御中」と記載されている場合、それは〇〇会社に対して

意志の表示または事実の通知をしていることとなります。

また、文書内に受取人の名前が記載されていなくても、内容から受取人とわかる文で

あれば「特定の受取人」に宛てたものとして扱われるので注意が必要です。


「意思を表示し、また事実を通知する」ってどういうこと? 


差出人の考えや思いを表現し、または現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を

伝えることを言います。


「文書」ってそもそも何?


分字・記号・符号など、人が認識できる情報が記載された紙やその他の有体物のことを

指します。ただし、電磁的記録物(例:情報をCD、DVD、USBメモリ等に電子データと

して記録したもの)は、その物を人が見るだけでは情報の内容がわからないことから、

「文書」に該当しません。

 

本来、郵便法と信書便法は、大事な文書を保護するためにできた法律であるはずが

言葉の定義だけが凝り固まってしまい正直分かりにくいのが本音です・・・

簡単に言うと!

文書内に「あなたはこうです!」と相手を特定できるメッセージが記載されていること

かつ、特定できるメッセージが文章で表現されていれば「信書」となります。


「信書」の見極め方                 


上記で説明した通り、文書の内容によって「信書」であるかないかが決まってきます。

同じ内容であっても、送付する状況や文面の表現の違いによって変わってきます。

DM(ダイレクトメール)を例に「信書」であるかないかを確認していきましょう!


信書に該当する文書→〇 信書に該当しない文書→×

受取人を特定した表現が記載されている文書

〇:「▲▲マンションをご所有の皆様へ」や「◇◇会員の皆さまへ」など ×:「お客様各位」などは実際のお客様かどうかに関わらず、商取引上の慣用語

  (決まり文句やあいさつ)として使用されているため、受取人を特定している

   とは言えません

商品の購入など利用関係があることを示す表現が記載されている文書
契約関係など差出人との間において特定の関係にある者への意思表示または事実の 通知である旨の表現が記載されている文書
特定の受取人に差し出す趣旨が明らかとなる表現が記載されている文書

「信書」に該当するもの・しないもの         


既に総務省のガイドラインに明記されている「信書」に該当するもの・しないものを

事前に把握しておきましょう!




クレジットカードって「信書」に該当しないの?

「相手を特定できるものでは…?」と思いますが

クレジットカードは文書ではなく、電磁的記録物となるため「信書」に該当しません。


小切手や金券も「信書」に該当しないの?

「信書」として送付している場合も多いと思いますが

相手を特定できるメッセージの記載がないため、「信書」に該当しません。

ただし、お金に代わるものとなるため、簡易書留ゆうメールのような追跡サービスが

ついている方法で送付されることが多いようです。


あれ?・・・DM(ダイレクトメール)はどっちにも含まれている?

車点検DM(信書に該当する)

お客様の名前や所有する車種が記載されており、相手を特定できるメッセージとなるため、「信書」に該当します。


フェアDM(信書に該当しない)

お得なセールやキャンペーン、おすすめの車種の記載は、相手を特定できるメッセージとならないため、「信書」に該当しません。


「信書」の送り方                   


「信書」は、決められた方法でないと送ってはいけない規定がありますので

確認していきましょう!


「信書」は、日本郵便の「ゆうパック」「ゆうメール」「ゆうパケット」「クリックポスト」以外のサービスであれば送ることができます。

日本郵便以外の宅配業者を利用したい場合、佐川急便の「飛脚特定信書便」となります。

ちなみにヤマト運輸は、どのサービスでも信書を送付することができません。


多くの人が「信書」を送るのに利用しているのは、切手を塗布して送る日本郵便の

普通郵便となります。

      ​送料

​    84円/1通 ※定形郵便物の場合

      サイズ

​ 25g以内 ※定形郵便物の場合

発送場所

郵便局の窓口・郵便ポスト

◇普通郵便の詳しい送り方はこちらを参照↓

https://www.yama-inc-sugu-letter.com/post/dmhowto20220304-2


確実に相手先に届けられる追跡サービスを利用したい場合は、ポスト投函も可能な

日本郵便のレターパックがおすすめです。

​      送料

        370円/1通

​      サイズ

​         A4サイズ

​ 発送場所

​​ 郵便局の窓口・郵便ポスト


企業や店舗がDM・ダイレクトメールなどの「信書」を大量に送りたい場合は、

日本郵便の料金別納郵便や料金後納郵便が利用されます。


料金別納郵便

切手を貼る代わりに、現金で料金を一括で支払うサービスのこと。

送る郵便物が同一料金かつ同時に10通以上であれば利用ができるため、切手を貼る手間を省けるメリットがあります。


料金後納郵便

1ヶ月分の郵便料金を翌月に一括払いするサービスのこと。

郵便局の承認を受けることと、1ヶ月あたり50通以上の郵便物を出すのであれば利用が

できるため、こちらも切手を貼る手間を省けるメリットがあります。


安く「信書」を送るには・・・


バーコード付郵便物

送付物に所定のバーコードを印字することで、郵便料金を割引にすることができます。

割引率は、3%(往復はがきは1.5%)です。

同時に1000通以上送付すことと、支払い方法を料金別納か料金後納にする

必要があります。


区分郵便物

送付物を郵便局へ差し出す前に、あらかじめ郵便番号ごとに分けておくことで、

割引を受けることができます。

割引率は送付条件により、1%~6%(往復はがきはその1/2)で適用されます。

同時2000通以上の送付と支払い方法を料金別納か料金後納にする必要があります。

 

上記サービスのように一定数量以上を同時に送付し、かつ条件をクリアすることで

割引適用を受けることができます。

※1000通~100000通:3~16%(2022年10月以降は3~13%に引き下げ)

その他に郵便地域(市区町村)がまとまっていることかつ、条件をクリアにすることで

最大約35%の割引が適用されるサービスもあります。


最後に                        


ここでは紹介できなかったものを送付したい場合や表現が違うだけで「信書」に該当する

ことなどから「これは信書に該当するのか…?」と不安になることが多いと思います。

そんな時は、お気軽にご相談頂ければと思います。


◇メールソリューション・ジャパン株式会社

https://www.ms-j.jp/


◇スグレタ

https://www.yama-inc-sugu-letter.com/post/dmhowto20220304-2